Marketingbureau

Een groeiend marketingbureau liep vast op zijn eigen succes. Er kwamen veel leads binnen, maar het team had te weinig tijd om iedereen goed op te volgen. Hierdoor bleven kansen liggen, werden offertes niet getekend en liep er omzet weg. Daarnaast was het lastig om hogere maandbedragen te verkopen en bleef klantretentie een uitdaging.

Door de klantreis volledig te automatiseren en beter inzicht te krijgen in het gedrag van leads, veranderde dat. Het aantal afspraken groeide, er kwamen grotere deals binnen én klanten bleven langer hangen.

48%

Meer ingeplande afspraken

€15.000

Extra maandelijks terugkerende omzet (in 3 maanden)

22%

Hogere dealwaarde

Leads genereren

Het probleem

Het bureau draaide advertenties en genereerde veel leads, maar de opvolging verliep niet efficiënt. Leads vulden een formulier in, maar moesten soms dagen wachten op een reactie. Hierdoor nam het vertrouwen af en verloren ze interesse. Daarnaast waren veel leads nog in een oriënterende fase, waardoor gesprekken veel tijd kostten zonder direct resultaat.

De oplossing

Om te zorgen dat geen enkele lead verloren ging, werd automatische opvolging en filtering geïmplementeerd. Zodra iemand een aanvraag deed, ontving hij direct een WhatsApp-bevestiging met de optie om zelf een afspraak in te plannen. Dit minimaliseerde wachttijd en zorgde voor een betere conversie van leads naar gesprekken.

Daarnaast werd de boekingstool gekoppeld aan de agenda van het team, zodat leads direct een tijdstip konden kiezen dat hen uitkwam. Dit versnelde het proces en bespaarde tijd voor zowel het bureau als de klant.

Om kwalitatieve leads te onderscheiden van minder serieuze aanvragen, werden leadkwalificatievragen toegevoegd aan het aanvraagformulier. Hierdoor kon het team zich richten op de meest waardevolle leads en minder tijd verspillen aan oriënterende klanten.

Om twijfelaars alsnog te betrekken, werd een chatwidget met AI-chatbot toegevoegd. Bezoekers konden direct vragen stellen en buiten werktijden nam de chatbot het over door hen door te verwijzen naar het aanvraagformulier.

Leads begeleiden en overtuigen

Het probleem

Het bureau verstuurde offertes, maar daarna bleef het vaak stil. Veel leads tekenden de offerte niet, zonder duidelijke reden. Opvolging voelde soms opdringerig, en leads gaven geen feedback over hun twijfels. Daarnaast werd in het offertetraject onvoldoende autoriteit opgebouwd, waardoor klanten vaker kozen voor goedkopere alternatieven.

De oplossing

Om de kans op een getekende offerte te vergroten, werd een slimme opvolgflow opgezet. Direct na het eerste gesprek ontving de lead automatische opvolgmails met praktijkvoorbeelden en klantcases. Hierdoor werd de meerwaarde van het bureau tastbaar en werd autoriteit opgebouwd.

Drie dagen na het versturen van de offerte ontving de lead een WhatsApp-reminder met de vraag: “We hebben de offerte gestuurd. Zijn er nog vragen? We denken graag met je mee.” Dit zorgde voor een subtiele, maar effectieve herinnering zonder opdringerig over te komen.

Daarnaast kreeg het team meldingen zodra een offerte werd geopend. Dit was hét moment om persoonlijk contact op te nemen en in te spelen op eventuele twijfels. Dankzij deze notificaties konden leads precies op het juiste moment worden benaderd, wat de kans op conversie verhoogde.

Voor leads die in eerste instantie niet akkoord gingen, werd een extra opvolgflow toegevoegd. Na een paar weken ontvingen ze een e-mail met inspirerende klantcases en updates over het bureau. Dit zorgde ervoor dat potentiële klanten alsnog interesse kregen en in veel gevallen later alsnog klant werden.

Leads converteren

Het probleem

Zelfs als een klant akkoord ging, was het lastig om hogere maandbedragen te verkopen en klanten langer vast te houden. Veel klanten begonnen klein, maar groeiden niet door. Daarnaast werden upsell-momenten gemist, waardoor er onbenut omzetpotentieel lag. De waarde van het werk werd niet altijd goed gezien, waardoor sommige klanten vroegtijdig afhaakten.

De oplossing

Om klanten langer aan boord te houden en hogere budgetten te realiseren, werd een automatische check-in na de start van de samenwerking toegevoegd. Na de eerste maand ontving de klant een WhatsApp-bericht met de vraag hoe het ging, inclusief de optie om een optimalisatiegesprek in te plannen. Dit zorgde ervoor dat klanten zich gehoord voelden en eerder bereid waren om extra diensten af te nemen.

Daarnaast werden geautomatiseerde data-rapportages opgezet. Klanten ontvingen maandelijks een overzicht van hun resultaten, gekoppeld aan voorstellen voor opschaling. Dit maakte de meerwaarde van het bureau direct zichtbaar en stimuleerde klanten om hun budget te verhogen of extra diensten af te nemen.

Om structureel upsell-momenten te creëren, werd een geautomatiseerde upsellflow opgezet. Klanten ontvingen periodiek e-mails met succesverhalen en cases over andere diensten van het bureau. Dit leidde niet alleen tot hogere maandbedragen, maar zorgde er ook voor dat klanten structureel verder groeiden binnen het bureau.