Uitzendbureau

Een uitzendbureau gespecialiseerd in technisch personeel liep er steeds vaker tegenaan: goede kandidaten waren binnen een dag weg naar de concurrent. Er kwamen genoeg sollicitaties binnen, maar te vaak waren ze te laat met opvolgen. Kandidaten kregen geen bevestiging, afspraken werden niet gemaakt en veel kandidaten kwamen niet opdagen bij de afpraak (no-shows).

Tot ze hun klantreis volledig hebben geautomatiseerd en geoptimaliseerd.

27%

Meer geplaatste kandidaten

27%

Snellere doorlooptijd van sollicitatie tot plaatsing

-40%

Minder no-shows bij afspraken

Leads genereren

Het probleem

Het uitzendbureau kreeg via de website en social media aardig wat sollicitaties binnen, maar vaak bleef het daar bij. De sollicitant kreeg niet via het juiste kanaal een bevestiging en miste vaak belangrijke informatie, omdat dit handmatig moest gebeuren. Recruiters waren druk met lopende plaatsingen, waardoor nieuwe leads te lang bleven liggen. Soms was er pas na 24 uur contact, terwijl de kandidaat dan al elders had getekend.

De oplossing

Snelheid is alles in deze markt – kandidaten willen direct weten waar ze aan toe zijn. Daarom werd een automatische WhatsApp-bevestiging toegevoegd, waarmee sollicitanten binnen enkele seconden een reactie kregen. Dit is essentieel, want WhatsApp-berichten worden 98% van de tijd geopend, terwijl e-mails vaak ongelezen blijven.

Daarnaast kreeg elke kandidaat een duidelijke e-mailbevestiging, waardoor ze direct vertrouwen kregen: “Mijn sollicitatie is goed aangekomen, dit bedrijf is professioneel.” Om de communicatie nóg efficiënter te maken, werd een chatwidget met AI toegevoegd. Hierdoor kregen kandidaten 24/7 direct antwoord op hun vragen – of het nu overdag, ‘s avonds of in het weekend was.

Tot slot werd alles naadloos geïntegreerd in het CRM, waardoor sollicitaties automatisch in het systeem terechtkwamen. Recruiters kregen direct een notificatie, zodat ze nooit meer een waardevolle kandidaat over het hoofd zagen.

Leads begeleiden en overtuigen

Het probleem

Het eerste contact was gelegd, maar tussen de sollicitatie en het daadwerkelijke gesprek ging het vaak mis. Kandidaten vergaten de afspraak, waardoor waardevolle gesprekken niet doorgingen. Daarnaast hadden ze soms extra informatie nodig om écht enthousiast te raken, maar als die niet op tijd werd gegeven, verloren ze de interesse. Recruiters moesten handmatig herinneringen sturen, maar door de drukte schoot dit er vaak bij in. Tot slot haakten sommige kandidaten af, maar omdat hier geen gestructureerde opvolging voor was, werd er niet meer op doorgevraagd en gingen potentiële plaatsingen verloren.

De oplossing

Om te zorgen dat kandidaten wél op hun afspraak verschenen en beter voorbereid waren, werd een slimme opvolgingsstrategie geïmplementeerd. De boekingstool werd gekoppeld aan de agenda’s van recruiters, zodat kandidaten zelf hun afspraak konden inplannen op een moment dat het hen uitkwam. Dit nam de drempel weg en zorgde ervoor dat recruiters hun tijd efficiënter konden indelen. Daarnaast werden er automatische herinneringen via SMS en WhatsApp gestuurd, zowel de dag van tevoren als een uur voor het gesprek. Dit verkleinde de kans dat een afspraak werd vergeten aanzienlijk.

Voor kandidaten die geen afspraak inplanden, werd een automatische kwalificatie-opvolging ingesteld. Zij ontvingen na 24 uur een vriendelijk bericht met de vraag of ze nog interesse hadden, waardoor afhakers alsnog opnieuw geactiveerd konden worden. Alle communicatiekanalen – WhatsApp, e-mail en telefoongesprekken – kwamen samen in één dashboard, waardoor recruiters direct inzicht hadden in de status van elke kandidaat en wisten wie nog opgevolgd moest worden.

Kandidaten voelen zich persoonlijk benaderd doordat ze via WhatsApp en SMS herinneringen ontvangen, wat zorgt voor een hogere opkomst. De drempel om een afspraak te maken wordt verlaagd doordat ze dit eenvoudig zelf kunnen inplannen, zonder heen-en-weer communicatie. Daarnaast missen recruiters geen enkel contactmoment meer, omdat ze precies kunnen zien welke kandidaten nog opvolging nodig hebben. Dit resulteert in meer geplande gesprekken, minder no-shows en een sterkere connectie met kandidaten, wat uiteindelijk leidt tot een hogere plaatsingsratio.

Leads converteren

Het probleem

Zelfs als een sollicitatiegesprek goed verliep, bleef het spannend. Kandidaten konden nog steeds afhaken of kiezen voor een concurrent, simpelweg omdat er na het gesprek te weinig opvolging plaatsvond. Twijfelaars verdwenen uit beeld en werden niet actief opnieuw benaderd. Recruiters waren vaak afhankelijk van hun eigen geheugen en losse notities, waardoor waardevolle kandidaten onopgemerkt verloren gingen.

De oplossing

Om ervoor te zorgen dat geen enkele kandidaat meer uit beeld verdween, werd een visuele pijplijn opgezet. Iedere kandidaat kreeg een eigen kaartje in het systeem, ingedeeld in verschillende fasen zoals ‘Sollicitatie’, ‘Kennismaking’, ‘Geschikt’ en ‘Geplaatst’. Hierdoor had de recruiter altijd direct inzicht in waar een kandidaat zich in het proces bevond en wat de volgende actie moest zijn.

Daarnaast werd een automatische opvolgflow ingericht voor kandidaten die geschikt bevonden waren, maar nog niet geplaatst. Zij ontvingen na enkele dagen automatisch een WhatsApp-bericht of e-mail met updates, nieuwe vacatures of extra informatie om hun interesse vast te houden. Dit zorgde ervoor dat kandidaten betrokken bleven en minder snel afhaakten.

Om te voorkomen dat potentiële plaatsingen verloren gingen, werden notificaties bij inactiviteit toegevoegd. Als een kandidaat bijvoorbeeld zeven dagen niets had laten horen, kreeg de recruiter een seintje met de suggestie: "Neem even contact op." Hierdoor bleef elke kans in beeld en werd er op het juiste moment actie ondernomen.

Met de visuele pijplijn en automatische opvolging verdwijnt geen enkele kandidaat meer van de radar. Recruiters zien in één oogopslag wie extra aandacht nodig heeft en kunnen hun tijd besteden aan de juiste kandidaten. Twijfelaars worden actief warm gehouden, zodat ze betrokken blijven en minder snel afhaken. Dit resulteert in meer succesvolle plaatsingen en een beter georganiseerd wervingsproces.