Maatwerkproducten

Een bedrijf gespecialiseerd in maatwerk tuinproducten en exclusieve meubels had één groot probleem: veel offertes werden verstuurd, maar daarna bleef het stil. Leads reageerden niet, de opvolging schoot erbij in en de reden waarom offertes werden afgewezen bleef vaak onbekend. Hierdoor werden veel verkoopkansen gemist en was het omzetpotentieel lang niet optimaal benut.

Door het opvolgproces te automatiseren en slimmer inzicht te krijgen in klantgedrag, wist het bedrijf binnen twee maanden een flinke omzetgroei te realiseren.

32%

Meer getekende offertes

€28.500

Extra omzet binnen 2 maanden

21%

Snellere beslissingen

Leads genereren

Het probleem

Het bedrijf kreeg via hun website en social media veel aanvragen voor maatwerkproducten, maar het proces daarna liep niet altijd soepel. Veel potentiële klanten vroegen vrijblijvend informatie op en haakten daarna af, zonder verdere actie te ondernemen. Na het invullen van een offerteaanvraag gebeurde er vaak niets, waardoor de lead afkoelde en interesse verloor. Daarnaast zat er soms dagen tussen de aanvraag en het eerste contact, wat de kans op conversie verder verlaagde.

De oplossing

Om leads direct te betrekken en warm te houden, werd een snelle opvolging gecombineerd met een kwalificatieproces. Zodra een offerteaanvraag werd ingediend, ontving de lead direct een bevestiging via e-mail en WhatsApp met een korte boodschap: “We hebben je aanvraag ontvangen en nemen snel contact op – maar hier alvast wat inspiratie.” Dit zorgde ervoor dat leads zich serieus genomen voelden en al bezig waren met het product voordat ze persoonlijk werden benaderd.

Daarnaast werd het aanvraagformulier uitgebreid met leadkwalificatievragen, zoals een budgetindicatie en verwachte tijdslijn. Hierdoor kon het verkoopteam zich richten op de meest serieuze leads en werd er minder tijd verspild aan aanvragen die uiteindelijk nergens op uitliepen.

Om twijfelaars over de streep te trekken, werd er een chatwidget toegevoegd aan de website. Voor bezoekers die vragen hadden maar nog niet direct een offerte wilden aanvragen, bood deze chat een laagdrempelige manier om in contact te komen. Buiten werktijden nam een AI-gestuurde chatbot de gesprekken over en verwees deze door naar het offerteformulier. Hierdoor werd geen enkele lead gemist.

Leads begeleiden en overtuigen

Het probleem

Veel leads ontvingen hun offerte, maar vervolgens gebeurde er weinig. Offertes werden gemaild en daarna verdween de lead uit beeld. Klanten waren geïnteresseerd, maar omdat er geen duidelijke opvolging was, vergaten ze de offerte of bleven ze te lang twijfelen. Soms was een kleine twijfel of een onbeantwoorde vraag genoeg om de klant te laten afhaken.

De oplossing

Om te zorgen dat offertes niet stil bleven liggen, werd er een geautomatiseerde opvolgflow ingericht. Drie dagen na het versturen van de offerte ontving de lead een vriendelijk WhatsApp-bericht en een e-mail met de vraag: “Heb je nog vragen? We denken graag met je mee.” Dit zorgde voor een extra contactmoment en gaf de klant de kans om eventuele twijfels direct te bespreken.

Daarnaast kreeg het verkoopteam inzicht in klantgedrag. Via tracking kon het systeem zien wanneer een offerte was geopend. Als een klant de offerte had bekeken maar nog niet had gereageerd, kreeg de verkoper een notificatie en kon hij direct opvolgen met een persoonlijk WhatsApp-bericht of telefoontje. Dit zorgde ervoor dat geïnteresseerde leads niet ongemerkt afhaakten.

Om verdere vertraging te voorkomen, werd er een herinneringssysteem opgezet. Als er na een week nog geen reactie was op de offerte, kreeg de klant automatisch een opvolgbericht met een subtiele reminder. Hierdoor werd de kans vergroot dat leads alsnog actie ondernamen.

Alle klantcommunicatie – inclusief e-mails, WhatsApp-berichten en telefoongesprekken – werd gecentraliseerd in één dashboard. Hierdoor had het verkoopteam altijd een volledig overzicht van de interacties met elke lead en kon er gestructureerd worden opgevolgd zonder dat waardevolle gesprekken verloren gingen.

Leads converteren

Het probleem

Zelfs als een klant interesse toonde, bleef het beslissingsproces vaak onnodig lang duren. De offerte werd bekeken, maar de handtekening zetten gebeurde niet direct. Soms vergaten klanten de offerte of stelden ze hun beslissing uit, waardoor de kans op conversie daalde. Daarnaast verdween een lead volledig uit beeld als deze een offerte afwees, zonder dat het bedrijf wist waarom de deal niet doorging.

De oplossing

Om de stap naar akkoord te verkleinen, werd de mogelijkheid toegevoegd om offertes digitaal te ondertekenen. Klanten konden direct online akkoord geven, zonder iets te hoeven printen of te scannen. Dit verlaagde de drempel en zorgde ervoor dat beslissingen sneller werden genomen.

Daarnaast werd een melding bij geopende offertes ingesteld. Zodra een lead een offerte bekeek, kreeg de verkoper een seintje. Dit gaf het verkoopteam de perfecte kans om op het juiste moment een opvolgactie te ondernemen, bijvoorbeeld met een persoonlijk bericht of een belletje.

Om meer inzicht te krijgen in waarom sommige offertes niet werden geaccepteerd, werd er een lost reason tracking toegevoegd. Wanneer een klant een offerte afwees, werd er gevraagd naar de reden. Dit gaf waardevolle inzichten in veelvoorkomende bezwaren, zoals prijs, levertijd of twijfel over het product. Met deze feedback kon het bedrijf zijn aanbod en verkoopproces verder optimaliseren.

Voor klanten die niet direct akkoord gaven, maar in de toekomst misschien wel interesse hadden, werd een warmhoudflow opgezet. Deze klanten ontvingen elke twee maanden een korte e-mail met inspiratie, nieuwe projecten en updates over maatwerkopties. Hierdoor bleef het bedrijf top-of-mind en werd de kans op een latere conversie vergroot.